Gestione in Workflow dei processi interni

15 Maggio 2019

Software ad hoc e piattaforme di information technology sono indispensabili, soprattutto in asset complessi come i centri commerciali: su questi strumenti le società di gestione devono focalizzare investimenti e formazione delle proprie risorse umane.

Importanza dei software e delle piattaforme IT nel mercato immobiliare

In un mercato immobiliare come quello attuale, altamente competitivo e in piena trasformazione, la gestione dei patrimoni immobiliari non può più prescindere dall’impiego di software specialistici e piattaforme di information technology appositamente sviluppate per ottimizzare redditività e presidio dei costi. Si tratta di veri e propri strumenti su misura per la gestione dell’immobile (property management) in tutti i suoi aspetti: dai contratti di locazione alla composizione di strategie di miglioramento della redditività; dall’efficientamento delle spese ordinarie alla programmazione predittiva dei costi di manutenzione pluriennali. Sono, quindi, strumenti operativi indispensabili, soprattutto in asset complessi come i centri commerciali, e su questi strumenti le società di gestione debbono porre costante attenzione in termini di investimento strategico e formazione delle proprie risorse umane.

Quali sono i vantaggi?

Principalmente sono 5, che analizziamo di seguito.

Il primo di questi vantaggi è l’aumento della redditività di un immobile, grazie al suo monitoraggio e all’aggregazione di due punti di vista: uno rivolto verso il passato (focus storico) in cui si aggregano i dati finanziari e le performance degli eventi che sono avvenuti; l’altro rivolto verso il futuro (focus prospettico) dove si articolano gli obiettivi di redditività e delle attività che saranno svolte negli anni successivi. Il cuore pulsante di questo sistema è il reporting: vero e proprio cruscotto personalizzato ai soli dati utili a proprietà e gestori per orientare, con rapidità, le proprie scelte strategiche.

Il presidio dei costi di gestione dell’asset è un altro vantaggio. Un software di gestione non si limita al consueto controllo preventivo e consuntivo del centro di costo, bensì amplia le possibilità.

Uno dei vantaggi principali consiste nella possibilità di condurre analisi, anche molto approfondite e in tempi brevi, sull’andamento dei costi di gestione. Un vero e proprio costante tableau de bord, fondamentale per correggere, in tempo reale, eventuali scostamenti finanziari o dirottare, a parità di spesa, risorse economiche inespresse.

È inoltre da sottolineare la convenienza, soprattutto nella gestione di immobili multiproprietari e/o condominiali, di avvalersi di una società di gestione equipaggiata di una propria piattaforma di e-procurement per partecipare a gare on-line. Le condizioni di acquisto dei servizi e dell’energia migliorano drasticamente e la trasparenza è massima. Passando al tema della predittività dei processi manutentivi straordinari, è provato che la possibilità di storicizzare le spese manutentive e programmare i futuri interventi straordinari su base pluriennale, oltre a consentire alle proprietà una corretta pianificazione finanziaria, fa risparmiare. A patto che si disponga di strumenti informatici adeguati, che sappiano porre a confronto i costi manutentivi ordinari, il livello di obsolescenza degli impianti, i valori d’investimento straordinari.

Quanto alla protezione e alla disponibilità di dati on- line tutti i i giorni e ogni ora, il corredo documentale dell’immobile (autorizzazioni, as-built, collaudi, bilanci) è un valore la cui ricostruzione prevede tempi e costi spesso inimmaginabili. La completa digitalizzazione degli archivi consentita dall’It e la loro conservazione / protezione / accessibilità ai sensi del Gdpr 2018 è condizione imprescindibile per le società di gestione.

Investire in tecnologia e formazione con il software di Odos Group

Investire in qualità, in It (Information technology) e in formazione delle risorse umane è fondamentale, soprattutto per una società di gestione immobiliare.

In tal senso Odos Group, per la gestione dei 35 immobili, fra centri e parchi commerciali, che le sono stati affidati, si avvale di un proprio software di gestione appositamente sviluppato e si è strutturata con un software di Business process management per organizzare in work-flow (schedulati e tracciabili) tutti i processi interni.